Sociální média jako prostředek interní komunikace

Úlohou sociálních médií v interní komunikaci se zabývala konference, kterou na VŠE uspořádal Institut interní komunikace (IIK) ve spolupráci s Českou společností pro systémovou integraci (ČSSI), kompetenčním centrem Collaboration Solutions Fakulty informatiky a statistiky Vysoké školy ekonomické v Praze a společností IBM.

Jak upozornil Tomáš Poucha z IIK, interní komunikace má velký potenciál motivovat zaměstnance. „Nízká motivace zaměstnanců je ohromný problém,“ konstatoval, protože nemotivovaný zaměstnanec projevuje minimum iniciativy, přesně dodržuje pracovní dobu, často si zařizuje něco mimo práci a nechce ve firmě nic zlepšovat. Správně nastavená interní komunikace může tak firmě v konečném důsledku přinést i finanční zisk.

V dobré interní komunikaci se nesmí jednat jen o suché sdělení faktů, ale lidé musí vnímat, že sdělení je autentické, lidské, bezprostřední. To je totiž osloví, vtáhne do součinnosti, zaujme, protože to vyvolá jejich emoce a zájem. A zájem příjemce je naprosto nezbytnou podmínkou. Jak na konferenci konstatovala Vladimíra Pavelková z IBM: „Komunikace se realizuje jenom tehdy, když si váš vzkaz někdo skutečně přečte.“

Hromadný e-mail, časopis či nástěnka zdaleka nejsou jediným možným prostředkem komunikace. Velmi účinné jsou i méně formální komunikační kanály jako schůzky, společné snídaně, road show, ale i kanály zcela neformální: firemní „tichá pošta“, společné cigarety nebo povídání v kuchyňce.

Sociální sítě se jeví jako ideální prostředek. Lidé je vyhledávají ve volném čase, a pokud se s nimi setkají i ve firemních podmínkách, přijímají je obvykle zcela přirozeně. Jejich pozitivní roli v interní komunikaci dokazuje i letošní výzkum vysoké školy Insead, který se ptal téměř 1 000 vedoucích pracovníků na způsob, jak sociální média ovlivňují chod jejich společnosti.

Interní sociální média, mezi něž se řadí interní blogy, wiki či sociální sítě, mají podle výsledků výzkumu pozitivní vliv na vertikální i horizontální firemní komunikaci. Jinými slovy přes sociální média spolu lépe komunikují jednak jednotlivá oddělení, jednak zaměstnanci se svými nadřízenými. CEO, který používá sociální média, se svými podřízenými komunikuje lépe, než ten, co je nepoužívá.

Naopak používání sociálních médií podle výzkumu neurychlí rozhodovací procesy a zdaleka nejsou všelékem pro všechny organizační neduhy. Představují pouze jeden z komunikačních nástrojů firmy, který pomůže lépe rozšířit určitý druh informací, což může potenciálně zvýšit inovativnost a kreativitu ve firmě.

Zdroj: Insead  (Pozn. vzorek respondentů se týká jen těch, kteří uvedli, že sociální média v interní komunikaci používají. )

U používání sociálních médií je však potřeba dodržovat určitá pravidla. „Při budování firemní sítě musíme lidem dát prostor k aktivitě, identifikovat klíčové lidi, kteří vše budou posouvat dál. Síť pak bude fungovat jako organizační lepidlo,“ řekl Tomáš Feige z VŠE na zmíněné konferenci.

Dalším výhodou sociálních sítí je poměrná efektivita, která se nedá srovnat se čtením klasického e-mailu. Podle Martina Onofreje ze Slovenské asociace interní komunikace zaměstnanci čtením zbytečných mailů tráví tolik času, že to v konečném důsledku znamená pro firmy ohromné finanční ztráty.

Lidé komunikovat prostě potřebují – a vedení firmy může tento fakt využít ke zvýšení ekonomického potenciálu organizace a k zefektivnění firemních procesů.

-kch-