Na eventu je třeba hledat hodnoty, ne úspory

Event bez technologií si dnes umí představit jen málokdo. Na každou konferenci je potřeba internetové připojení, promítací technika i kvalitní ozvučení. Standardem se stávají také mobilní či webové aplikace, které poskytují informace o programu a řečnících či možnosti hlasování a pokládání otázek. Stále častěji se do eventu zapojuje také obsah na sociálních sítích. Nicméně i nadále se stává, že technika zradí, internet spadne a fotografie tak nějak nestojí za nic. Na co vše si dát při přípravě eventu z technologického hlediska pozor, jaké jsou v event marketingu technologické trendy a jak správně komunikovat s dodavateli, prozradila Event Marketing Night, jež se konala 30. března v pražském Impact Hubu.  

Každý event má své potřeby a rizika

„Při přípravě eventu je důležité, abyste si ze všeho nejprve ujasnili, jaká máte jako organizátor očekávání, jaký standard kvality požadujete a zda si můžete dovolit riskovat,“ řekl hned v úvodu obchodní ředitel společnosti AV Media Jan Kubinec. „Technologie musí mít pro event přínos. Pořadatelé by měli hledat hodnoty, ne úspory,“ dodal s tím, že by každý pořadatel měl popřemýšlet o přípustných rizicích a opatřeních proti těm nepřípustným. Kam až může vést podcenění rizik, ukázal například slovenský festival Pohoda, kde si v roce 2009 zřícený stan vyžádal oběť na životě.

„I nadále na českém trhu přetrvává tlak na náklady. Důvodem, proč se snižují rozpočty, pramení z toho, že nejsme koncovým klientům schopni vysvětlit návratnost eventu. Rovněž se na tom odráží skutečnost, že klient toho chce za stejné peníze víc, má vyšší požadavky na bezpečnost i techniku,“ vysvětlil Jan Kubinec.

„Každopádně čím dřív je do organizace eventu dodavatel techniky zapojen, tím lépe. Ve výsledku to dokáže snížit náklady,“ upozornil Vítězslav Stránský z AV Media. Pokud daný event připravuje pro klienta agentura, vyplatí se, když komunikace probíhá v rámci trojúhelníku: zadavatel – agentura – dodavatel. Díky tomu je možné bez zbytečných průtahů odladit detaily, promyslet scénu, produkci i režii. „Dobré je třeba myslet i na takové věci, jako je posílení klimatizace při silnějším osvětlení,“ poradil Jan Kubinec. Jeden z příkladů úspěšného eventu, který byl připraven v úzké spolupráci dodavatele, agentury a klienta, představuje Roadshow České spořitelny, kde mohli návštěvníci mimo jiné spatřit i promítání do mlhy.

Technologické trendy v event marketingu

Každý event z technologického pohledu vyžaduje své. Na konferenci není nutné vytvářet za každou cenu wow efekt, na prvním místě zde stojí srozumitelnost, zásadní je rovněž internetové připojení. Pokud však pořadatel chce účastníkům zahrát na emoce, je nutné pracovat se světlem a zvukem. K vyššímu zapojení a podpoře zapamatovatelnosti se zase hodí prvky interaktivity, které může doručit například mobilní či webová aplikace, dobře zvolený a komunikovaný hashtag či technologické novinky v podobě interaktivního baru, mappingu, human joysticku...

Mapping, který znají dobře například návštěvníci pražského Signal festivalu, na eventech slouží k vytváření wow efektu. Stále zlepšující se schopnost vytvářet čím dál detailnější obraz umožňuje efektní promítání v interiéru, například na jídelní stoly, kde lze kromě různorodých obrazců promítat i popis právě servírovaného menu. Pro efekt lze využít rovněž holoprojekce, virtuální realitu, wearables, beacon či drony.

A hlavně, ať jsou z toho pěkné fotky!

Odchodem posledního návštěvníka z místa akce však event zdaleka nekončí. Na samotný průběh navazuje následná komunikace, ať už externí, či interní, pro kterou se hodí fotografie a videa. Někdy, a ta chvíle zaručeně přijde, se však i z krásného eventu fotky prostě nepovedou a na vině nemusí být vždy fotograf. „Pro fotografa je dobré, když zná dopředu scénář a agendu. Umožní mu to udělat z akce komplexní reportáž, promyslet lepší místa na skupinové fotografie či si požádat o tak elementární pomůcku, jako jsou štafle,“ popsal fotograf Stanislav Milata. 

Rovněž se vyplatí fotografovi umožnit světelnou zkoušku. „Čím lepší je světlo, tím je to pro fotografii lepší,“ připomněl Milota. Dobré je při nasvícení myslet na barevnou teplotu, intenzitu světla, na přední světlo, kontra i zadní nasvícení. Pro zákulisní záběry se vyplatí uklizená backstage. 

-stk-